ビジネスマンのライフハックにはスマホは欠かせない!

ITエンジニアライフハック仕事術

スマホを使用した資料管理

スマホを使用した資料管理

スマホの有効活用で資料管理をもっとスマートに!
何かと便利でパソコンのように使えるスマートフォンですが、使い方が難しいと感じてしまったり、なんとなく活かせていないと感じていたりする事もあるのではないでしょうか。簡単な方法でも資料管理に役立つ使い方はいろいろありますので、スマホのスムーズな動作環境を有効活用して、資料管理もスマートに使いこなしてみましょう。インターネットの普及によって大活躍のメールですが、仕事の情報や資料が書かれているメールの整理を工夫する事で、効率よく資料管理ができるようになります。

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メールを上手に振り分ける

仕事のやりとりにおいて、メールの活用範囲も広がっている近年ですが、たくさんのメールが溜まってしまい、どこに重要な情報があったのかわからなくなってしまう時もあるでしょう。メールを探すだけで時間が取られてしまう場合もあるかもしれませんね。このような事のないように、メールをもらった段階で上手に整理しながら資料管理につなげる、という方法もあります。メールの整理も兼ねて、メールを上手に振り分ける、という事を意識しながら、資料管理を行っていきましょう。振り分け機能を活用する方法もありますので、スマホに備わっている機能も効率良く生かしながら、時間の節約も同時にできると良いですね。

メールボックスを作る

メールの受信ボックスでは、ボックスが複数あり、メールを振り分けられる機能もよく見られます。これらのボックスにそれぞれ名前を付けて、わかりやすいように、メールを振り分けていきましょう。この振り分け方には、特に決まりがある訳ではないので、例えば、複数の会社とやりとりをしている場合には、その会社ごとにメールを振り分けたり、重要な情報と後で変更の可能性のある情報との違いがある場合には、情報の重要度や使用の可能性によって、メールを振り分ける方法もあります。まずは、自分の仕事にとって、どのような分類の仕方が良いのか検討してみましょう。

必要な情報の見極め

仕事に関するメールには、どうでもいい事は書いていないという事もありますね。その為、だんだんと何が必要な情報なのかわからなくなってしまう時もあるかもしれません。メールを振り分けても、すぐに必要な資料が引っ張り出せなければ、ただメールを分けただけになり、さらに手間がかかってしまう時もあるでしょう。このような悪循環を避ける為には、メールの振り分け方に関する、必要な情報の見極めも必要です。取り組みにくいと感じた時には、振り分け方の設定を変えてみるのも一つの方法です。困った時には初心に帰って、メールボックスの作成の段階から検討しなおしてみるのも良いでしょう。また、定期的に、ボックスの資料の整理を心がけておくと、なお使いやすくなります。

ライフハック特集一覧

求人サイトでライフハック!

フリーエンジニアにとって、案件を探すこと自体が一苦労です。案件探しを飛躍的に楽にするライフハックとしておすすめのエージェントを紹介します。その手軽さからクラウドソーシングを利用しているフリーエンジニアも少なくありませんが、その報酬額の低さと手数料の高さから効率としてはあまり良くありません。一方、ここで紹介するエージェントでは長期的かつ高単価な案件の豊富さが特徴。手数料もかかることなく利用出来るので自然と報酬額が上昇します。また契約終了時には次の案件見付ける為の支援サポートも受ける事が出来るので、安定して仕事が出来て報酬が上がるのは勿論、安心感も得る事が出来ると言えるでしょう。

ライフハックとチームハックの差

しばしば「自分のアイディアが一番だ」と思い込んでしまう事がありますが、多くの場合はそれよりも良いアイディアがあります。その事に気付けるか否かが良い結果を残せるか否かに関わっています。コラボレーションなどでは相手も自分もその点を意識して気付けるかがキモになります。また、ライフハックとチームハックではベクトルが逆ですが、メリットを多く共有する事は両者にとって欠かせません。また上司が相手の場合でも心の動きを察知し行動を起こす事によって間接的にハック出来ます。まとめてしまうと「相手の話をよく聞き親切にする」という事になりますがこれこそライフハックが進化した常識と呼ばれる所以です。

タスク前のタスク

一旦取り掛かってしまえばすぐに済むような仕事でも、その時の気分や環境、または仕事そのものに問題を感じてなかなか着手出来ずに脱線してしまう、といった経験は誰でも一度はあるかと思います。これは本来の仕事と脱線行為に心理的に大きなギャップが作用しているからでしょう。仕事を「やらなくては」と思う事は自然で当たり前ですが、この思いが強すぎるとプレッシャーになり、その結果脱線行為に走ってしまいます。しかし、この脱線行為を仕事の前の仕事いう風にタスクに取り込むことによって、心理的なギャップを少なくし、自然と仕事に取り掛かる事が出来るようなります。